Wymiary i rodzaje kopert - wszystko co musisz wiedzieć

Szukając odpowiedniej koperty do przesyłania ważnych dokumentów, z pewnością zauważysz szeroki wybór różnych rozmiarów i formatów. Niezależnie od tego, czy wysyłasz list, fakturę czy nawet kartkę świąteczną, rozmiar koperty jest kluczowy w zapewnieniu odpowiedniej ochrony i prezentacji przesyłki. Wybór właściwego rozmiaru stanowi ważny krok w procesie wysyłki - zbyt mała koperta może nie pomieścić dokumentów, podczas gdy zbyt duża może prowadzić do ich przemieszczania się wewnątrz, co naraża je na uszkodzenia. Dlatego warto poznać zasady dotyczące doboru odpowiedniego rozmiaru koperty do konkretnego arkusza papieru. W tym artykule przedstawimy szeroki wybór kopert, które są dostępne na rynku, wraz z informacjami na temat poszczególnych rozmiarów i formatów kopert. Dowiesz się, jak dobrać wielkość koperty do rozmiaru arkusza oraz jak zapewnić, aby Twoje przesyłki dotarły do adresata w doskonałym stanie.

Wśród dostępnych w sprzedaży formatów kopert jednym z najbardziej popularnych jest format C6. Jest to tak zwana standardowa koperta, która sprawdza się do wielu zastosowań- możesz w niej wysłać zarówno dokumenty firmowe, listy, zdjęcia i pocztówki w rozmiarze 10x15 cm oraz 9x13cm, jak i drobne przedmioty. Jakie wymiary ma koperta C6? Taka koperta posiada stały rozmiar, który wynosi 114 x 162 mm i możesz do niej zmieścić kartkę A6, złożony na pół arkusz A5 lub kartkę A4 złożoną dwukrotnie. Dobrze jest mieć w swoim biurze koperty w standardowym rozmiarze C6 nie tylko dlatego, że sprawdzą się do wysyłki ważnych dokumentów, listów, zaproszeń, kartek okolicznościowych, ulotek czy wizytówek do Twoich klientów biznesowych, ale również ze względu na możliwość ich wykorzystania w korespondencji wewnętrznej firmy. Zatem standardowy rozmiar koperty C6 będzie nieoceniony dla celów służbowych.

Każda koperta ma swój format. Poza wspomnianą wyżej kopertą C6 istnieje jeszcze 10 standardów formatów kopert, których wielkość została określona przez międzynarodową normę ISO 269. Są to koperty oznaczone symbolami : DL, C7/C6, C6/C5, C5, C4, C3, B6, B5, B4 i E4. Omówimy teraz po krótce każdy z tych formatów i powiemy, do czego Ci się przyda.

Koperta w formacie DL- długa i wąska. Skrót DL pochodzi od angielskiego "dimension lengthwise", czyli "wymiar wzdłużny". Wielkość koperty DL wynosi 110 x 220 mm (1/3 kartki A4). To oznacza, że możesz w niej umieścić arkusz A4 złożony na 3 części, wzdłuż dłuższego boku. Ten rozmiar jest bardzo często wybierany do biurowych sekretariatów i działów księgowości, ponieważ idealnie nadaje się do wysyłki 1 arkusza A4, w którym to formacie drukowanych jest większość firmowych dokumentów. Faktury, rachunki, cenniki, raporty, umowy, listy gratulacje- wszystkie te papierowe wydruki wyślesz z pomocą koperty DL.

Format C7/C6- ma rozmiar 81 x 162 mm (1/3 A5) i pomieści dwukrotnie zgiętą kartkę wielkości A5. Jest to doskonały wybór do przesyłania broszur, ulotek, folderów i innych materiałów marketingowych Twojej firmy, a także biuletynów informacyjnych.

Koperta C6/C5- dostosowana do formatu 1/3 A4- kartka A4 zmieści się w niej, gdy zegniesz ją dwukrotnie. Wymiary tego typu koperty to 114 × 229 mm. Ten format dedykowany jest głównie do korespondencji seryjnej (masowej), która pakowana jest maszynowo, za pomocą specjalnych urządzeń do kopertowania automatycznego (kopertownic). Będzie to najlepszy wybór dla firm, w których każdego dnia istnieje potrzeba wysyłania dużej ilości korespondencji.

Koperta C5 – ten rozmiar koperty (162 × 229 mm) pomieści arkusz A5 oraz kartkę wielkości A4 złożoną na pół. Takie koperty są idealne do wysyłania bardziej formalnych pism, które muszą prezentować się estetyczne.

Format C4 - o wymiarach 229 × 324 mm. Zmieścisz w nim kartkę w formacie A4, bez zginania. Zatem jeśli chcesz wysłać ważny dokument firmowy A4, wystarczy wybrać kopertę C4.

Koperta C3- ten format dopasowany jest wielkością kartce A3 - jego wymiary wynoszą 324 × 458 mm. Są to duże koperty, które służą do przesyłania plakatów reklamowych, projektów technicznych, map oraz firmowych kalendarzy ściennych i innych wydruków A3.

Format B6- koperty w rozmiarze 125 × 176 mm. Możesz w nich umieścić m.in plik kartek A6, dzięki czemu będą dobrym wyborem do wysyłki folderów reklamowych, ulotek a także niewielkich notatników. W takiej kopercie zmieści się także kilka mniejszych kopert C6. Zatem w jednej kopercie B6 możesz wysłać np. kilka oddzielnych kopert (C6) z zaproszeniami do różnych odbiorców.

Koperta B5- ma wymiar 176 × 250 mm. Można w niej wysłać małe plakaty i materiały promocyjne firmy wydrukowane na arkuszach A5. Wejdzie do niej także koperta C5.

Format B4- są to koperty w rozmiarze 250 × 353 mm, do których włożyć można kilka kopert C4 lub grubszy plik biznesowych dokumentów A4. Wyślesz w nich także katalog produktów, książkę serwisową, kartę gwarancyjną oraz instrukcję obsługi.

Format E4- tyczy się kopert o wymiarach 280 × 400 mm. Znajdziesz w niej miejsce na kilka kopert B4.

Poza wymienionymi formatami w sprzedaży występują także koperty o niestandardowej wielkości. Są to np. koperty kwadratowe. Ich boki są równej długości i mają wymiary np. 220x220 mm, 158x158 mm, 100x100 mm, 60x60mm itp.

By wybrać wymiar koperty do wysyłki dopasowany do potrzeb należy wziąć pod uwagę rodzaj przesyłki. Jeśli ślesz pismo do urzędu, umowę do podpisania przez klienta lub inną ważną korespondencję, koniecznie dopasuj rozmiar koperty do wymiarów wybranego papieru ksero. Brak potrzeby składania kartki sprawi, że pisma dotrą do odbiorcy w nienaruszonym stanie i zachowają swój profesjonalny i estetyczny wygląd. To samo tyczy się wysyłania przedmiotów, które chcesz umieścić w środku koperty. Tutaj również staraj się wybrać format koperty najbliższy wymiarom Twojej przesyłki. Dlaczego to takie ważne? Jeśli wybierzesz za dużą kopertę, jej zawartość będzie przemieszczać się w środku podczas transportu, co może skutkować jej uszkodzeniem. Z kolei w przypadku kopert za małych jej zawartość może zostać pognieciona, przez co będzie wyglądać niechlujnie i nieestetycznie. Zatem ważne jest, by wysyłając dokumenty służbowe wybrać odpowiednią wielkość koperty. Inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku mniej znaczącej korespondencji bądź też listów prywatnych. Tego typu pisma nie muszą prezentować się aż tak profesjonalnie, więc możesz je złożyć nawet na kilka razy i umieścić w obojętnie jakiej kopercie.

Wiesz już jakie są wielkości kopert. Teraz powiemy o rodzajach kopert i ich przeznaczeniu.

Tradycyjne koperty, czyli tzw. koperty standardowe, to białe lub brązowe koperty listowe wykonane z papieru o niskiej gramaturze 80-120g/m2. Ich zadaniem jest ochrona zawartości przez zabrudzeniem. Jednym z gatunków kopert standardowych są koperty z oknem. Te produkty posiadają specjalne okienko adresowe umieszczone po lewej lub prawej stronie. Wystarczy nadrukować adres na wysyłanym dokumencie i złożyć go tak, by dane adresowe był widoczne właśnie w tym okienku. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie musisz tracić czasu na ręczne adresowanie listu. Zwykłe koperty papierowe, zarówno gładkie, jak i z oknem, sprawdzają się doskonale do codziennej wysyłki listów i uniwersalnej korespondencji.

Poza białymi i brązowymi kopertami możesz także zakupić koperty w innych kolorach. Są to tzw. koperty ozdobne, które występują w wielu ciekawych barwach, w wersji gładkiej lub o specjalnej fakturze. Takie koperty warto wybrać, gdy zależy Ci na elegancji i wysokiej estetyce. Zazwyczaj wysyła się w nich podziękowania za owocną współpracę, zaproszenia na firmowe uroczystości oraz inne kartki okolicznościowe. Kolorowe koperty z pewnością przykują uwagę odbiorcy i wywrą pozytywne wrażenie.

Kolejny typ kopert- koperty kartonowe to doskonałe rozwiązanie do dystrybucji delikatnych przedmiotów lub ważnych papierowych pików, które muszą dotrzeć do rąk adresata w stanie nienaruszonym. Te koperty wykonane są z grubej tektury o gramaturze 300-500g/m2, dzięki czemu są bardziej sztywne i odporne na uszkodzenia mechaniczne niż standardowe wersje papierowe. Skutecznie zabezpieczą wysyłkę przed zniszczeniem, zagnieceniem i deformacją.

Istnieją również koperty rozszerzane. Boki kopert rozszerzanych oraz dno są poszerzone, przez co są w stanie pomieścić grube pliki dokumentów, książki i katalogi. Jest to zatem najlepsze rozwiązanie do przesyłania różnego rodzaju obszernych przesyłek papierowych oraz przedmiotów, które nie zmieszczą się w standardowej kopercie.

Do kopert chętnie wybieranych przez firmy zaliczają się także koperty bąbelkowe. Ich cechą charakterystyczną jest folia bąbelkowa (folia z bąbelkami powietrza), którą są wyściełane wewnątrz. Folia ta nie tylko amortyzuje wstrząsy podczas transportu, ale także chroni przed dostaniem się do środka wilgoci. Wybierz koperty bąbelkowe, jeśli często przesyłasz delikatne lub kruche przedmioty, które łatwo mogą ulec uszkodzeniu oraz takie, które nie mogą mieć styczności z wodą. Jest to zatem najlepszy wybór do transportu elektroniki, płyt CD/DVD a także biżuterii i przedmiotów o ostrych krawędziach, które umieszczone w zwykłej kopercie mogłyby rozedrzeć papier.

Następna kategoria to koperty bezpieczne. Służą one do nadawana tajnych dokumentów oraz wartościowych przedmiotów. Ponieważ nie da się ich otworzyć bez pozostawiana śladów ingerencji, stanowią doskonałe zabezpieczenie przed kradzieżą zawartości.

Mówiąc o wersjach kopert, warto również wspomnieć o kopertach RTG. Są to specjalne koperty dedykowane do materiałów wrażliwych na światło. Dlatego też znajdują się one na wyposażeniu każdej przychodni, gabinetu lekarskiego, szpitala oraz laboratorium, gdzie trzyma się w nich zdjęcia rentgenowskie pacjentów. Koperty RTG dzięki swej zaciemnionej konstrukcji nieprzepuszczającej światła są również doskonałym wyborem do przechowywania kliszy aparatowych.

Ostatnim gatunkiem kopert są koperty kurierskie, zwane inaczej foliopakami, przylgami lub kangurkami. Mają one postać samoprzylepnej folii, którą nakleja się na kartonie, umieszczając w niej dokumenty dotyczące pakunku takie jak listy przewozowe, instrukcje obsługi, faktury za towar itp. Są to produkty wodoodporne, których zawartość będzie chroniona przed czynnikami zewnętrznymi. Koperty kurierskie to niezbędny element wyposażenia każdej firmy realizującej wysyłki, magazynu, centrum logistycznego, sklepu internetowego oraz firmy przewozowej.

Stojąc przed wyborem koperty należy, kierować się nie tylko jej rodzajem i formatem, ale również sposobem zaklejana. Większość kopert posiada pasek kleju, która ułatwia zamykanie. Są to koperty oznaczone symbolami NK, SK oraz HK. Skrót NK odnosi się do kopert, których klej wymaga nawilżenia- są to koperty klejone na mokro. SK to wersje samoklejące z 2 paskami kleju, które wystarczy połączyć ze sobą i docisnąć. Podobne jest w kopertach HK, z tą różnicą, że pasek kleju znajdujący się na klapie zamykającej zabezpieczony jest foliowym paskiem, który należy zerwać przed sklejeniem koperty. Wszystkie te rodzaje zamykania kopert przyczyniają się do przyspieszenia procesu przygotowania przesyłek i zapewniają komfort użytkowania. Jeśli jednak nie zależy Ci na czasie, możesz zdecydować się na koperty BK- bez kleju. W tym wypadku, by zakleić kopertę, konieczne jest zastosowanie własnego kleju bądź taśmy klejącej.

Mając wiedzę na temat dostępnych rozmiarów kopert, ich typów oraz sposobów klejenia, wybór odpowiedniej koperty firmowej nie powinien nastręczyć Ci problemów. Pamiętaj, by dopasować wymiar koperty do rozmiaru zawartości, którą zamierzasz w niej umieścić. Ważne jest również, byś dobrał rodzaj koperty dla danej przesyłki, sugerując się ich konkretnym przeznaczeniem. Wybierz sposób zamykania, który sprosta Twoim oczekiwaniom i będzie dla Ciebie odpowiedni. Zadbaj również o prawidłowe adresowanie koperty, by mieć pewność, że przesyłka trafi do wybranego odbiorcy.

Wszystkie koperty, o których wspomnieliśmy w tym artykule, możesz zamówić online w naszym sklepie internetowym Ofix.pl. Nie musisz już szukać punktu Poczty Polskiej! Oferujemy szeroki wybór kopert standardowych oraz kopert o niestandardowych wymiarach. Znajdziesz u nas wszystkie rodzaje kopert, w które powinna być zaopatrzona każda firma realizująca na co dzień wysyłki dokumentów (także poufnych), niewielkich przedmiotów (w tym również wartościowych) oraz paczek w kartonach. Sprzedajemy zarówno ekonomiczne opakowania zawierające po 1000, 500, 250 lub 100 sztuk kopert, jak i pojedyncze sztuki. Zapewniamy konkurencyjne ceny i gwarantujemy szybką dostawę.