Prawidłowe adresowanie listów - dlaczego jest tak ważne? Jak zaadresować kopertę?

Wysyłanie listów metodą tradycyjną nie jest tak popularne jak kiedyś. W dzisiejszych czasach częściej używa się poczty elektronicznej. Jednak wiele firm korzysta z tego rodzaju komunikacji w dalszym ciągu, do korespondencji służbowej lub urzędowej. Może się wydawać, że adresowanie kopert to łatwa czynność, jednakże w dobie internetu i możliwości wydruku gotowych etykiet oraz tworzenia korespondencji seryjnej, poprawne umieszczanie danych adresowych na korespondencji może przysparzać trudności. Co jeśli błędnie wpiszesz dane? Wtedy niestety może się zdarzyć, że przesyłka nie dotrze do adresata i wróci do nadawcy. Dlatego tak ważne jest prawidłowe wypisanie koperty i podanie wszystkich niezbędnych informacji, dzięki którym Twoja wysyłka zostanie zrealizowana w odpowiedni sposób i dostarczona na adres odbiorcy. Zatem jakie dane należy umieścić na kopercie by urząd pocztowy doręczył Twój list z powodzeniem? O tym przeczytasz poniżej.

Prawidłowe adresowanie kopert wymaga odpowiedniego rozmieszczenia danych. Aby ułatwić Ci tą czynność, Poczta Polska określiła zasady adresowania, dzieląc powierzchnię koperty na 5 części (stref). Każda z nich służy do umieszczania innych danych. Dla łatwiejszego zobrazowania, poniżej umieściliśmy grafikę przedstawiającą ten podział.

Przyjrzyjmy się bliżej każdej ze stref, by dowiedzieć się jakiego rodzaju dane i co konkretnie wpisać w każdym polu. 

Pierwszą ze stref jest pole nadawcy. Znajduje się ono w lewym górnym rogu koperty. Jak sama nazwa wskazuje, w tym miejscu należy wypisać dane nadawcy (informacje o nadawcy), czyli osoby prywatnej wysyłającej list lub dane firmy realizującej wysyłkę. Muszą one zawierać imię i nazwisko nadawcy lub nazwę firmy oraz dokładny adres: nazwę ulicy, numer mieszkania lub domu, kod pocztowy a także nazwę miejscowości, z której wysyłany jest list. Jeśli dojdzie do zwrotu przesyłki, zostanie ona przekazana właśnie na ten adres podany w polu nadawcy. Dlatego ważne jest by umieścić w lewym górnym rogu swoje poprawne dane. Jeśli jednak zdarzy się taki rodzaj koperty, który uniemożliwi Ci wpisanie informacji w polu nadawcy, możesz napisać swoje dane na drugiej stronie koperty czyli na odwrocie koperty w tym samym położeniu tj. w lewym górnym narożniku.

Strefą nr 2 jest pole znaku opłaty pocztowej, umieszczone w prawym górnym rogu koperty. Jest to pole zarezerwowane na znaczek, dlatego nie może ono być zapisane. W przypadku, gdy korespondencja wysyłana jest przez firmę, która ma podpisaną umowę z Pocztą Polską, w tym miejscu zamiast znaczka pojawi się nadrukowany znak "Opłata pobrana" (której wysokość będzie zgodna z treścią umowy) oraz numer umowy.

Pole nr 3 to pole informacyjne. Mieści się ono w lewym dolnym rogu. Tutaj umieszczane są dodatkowe informacje w postaci naklejek lub pieczątek. Może to być na przykład naklejka R wraz z kodem kreskowym listu poleconego, pieczątka/naklejka "polecony", pieczątka/naklejka "priorytet" lub naklejka "ZPO" czyli "za potwierdzeniem odbioru". Wszystkie te elementy naklejane są przez pracownika poczty.                                                                   

Jak zaadresować list polecony (ekonomiczny lub priorytet)? Adresowanie listu poleconego odbywa się dokładnie tak samo jak listu zwykłego. Pamiętaj jednak aby dodatkowo wypełnić druk nadania (wzór prawidłowo wypisanego druku znajdziesz poniżej).

A co w przypadku wysyłki listu za potwierdzeniem odbioru? Jeśli chcesz wysłać list za potwierdzeniem obioru, tutaj również konieczne jest wypisanie odpowiedniego druczku (zdjęcie poniżej). Ten charakterystyczny żółty formularz składa się ze strony przedniej (awers) i tylnej (rewers). Twoim zadaniem jest uzupełnienie pól na awersie, gdzie muszą znaleźć się dane nadawcy i odbiorcy. Dane odbiorcy (adresata) należy umieścić w lewym górnym rogu, z kolei Twój adres (czyli adres na jaki ma zostać zwrócony podpisany przez odbiorcę druk) podajesz w prawym dolnym rogu. Po wypisaniu formularza, pracownik poczty przykleja go na odwrocie koperty. Gdy list dotrze do adresata, listonosz odrywa druk z koperty i daje mu do podpisu rewers. Podpisując go, odbiorca potwierdza odbiór korespondencji. 

Strefa nr 4 to pole adresata i znajduje się ono w prawym dolnym rogu. Jak wypełnić to pole? To proste. Wypisz tutaj dane adresata, czyli osoby do której ma trafić list. Zacznij od zwrotu grzecznościowego Szanowny Pan/ Szanowna Pani/ szanowni Państwo, który jest formą okazania szacunku odbiorcy. Zwrot ten zapisujemy dużymi literami, jako skrót Sz. P. Następnie podaj imię i nazwisko adresata, potem w kolejnej linii dokładny adres czyli nazwę ulicy i numer domu lub mieszkania, bądź w przypadku małych miejscowości bez podziału na ulicy, jej nazwę z numerem nieruchomości. W 3 linii podaj kod pocztowy oraz nazwę miasta/wsi, w której mieszka odbiorca listu. Jeśli wysyłasz swój list za granicę, w 4 linii umieść nawę danego kraju. Wszystkie te dane, które należy umieścić w prawym dolnym rogu koperty muszą być wyraźne i łatwe do odczytania. Tylko wtedy będziesz mieć pewność, że list zostanie skutecznie doręczony.

Dotarliśmy do strefy nr 5 czyli specjalnej strefy kodowej, która znajduje się na samym dole koperty, na całej jej długości oraz po prawej stronie. Dlatego przy adresowaniu tradycyjnej poczty musisz pamiętać by zostawić na to pole minimum 1,5 centymetrowy odstęp w wymienionych miejscach. Pole to wypełniane jest przez pracownika poczty, który umieszcza tutaj kody kreskowe konkretnej przesyłki. To dzięki nim możliwe jest śledzenie przesyłki. 

Poniżej prezentujemy poprawnie zaadresowany list, z uwzględnieniem wszystkich wymienionych 5 stref. 

Samo adresowanie listu do firmy niewiele różni się od wypisywania korespondencji wysyłanej do osoby prywatnej. I w jednym i w drugim wypadku należy wypełnić wszystkie pola wspomniane powyżej. Jedyną różnicą jest sposób wypełnienia danych adresata- aby prawidłowo zaadresować kopertę do firmy zamiast imienia i nazwiska wpisać należy nazwę przedsiębiorstwa, do którego skierowany jest list. Jeśli jednak zależy Ci na sprawniejszym obiegu korespondencji i szybszym dotarciu Twojego listu do konkretnego pracownika w tej firmie, najpierw wpisz jego imię i nazwisko, następnie nazwę działu, w którym dana osoba pracuje (jeśli dysponujesz takimi danymi), a dopiero poniżej nazwę firmy. Zatem adresowanie koperty do firmy może wyglądać następująco:

Na rynku dostępnych jest wiele rodzajów kopert, w których możesz wysłać list. Do najbardziej popularnych należą koperty standardowe, które idealnie sprawdzają się do wysyłki uniwersalnych dokumentów. Do eleganckiej korespondencji biznesowej często wykorzystywane są z kolei koperty ozdobne. Do wysyłki przedmiotów, które nie mogą ulec uszkodzeniu firmy wybierają zazwyczaj koperty bąbelkowe. Wszystkie te rodzaje kopert adresuje się dokładnie tak samo, zgodnie z powyższymi wytycznymi, przy czym wybierając kopertę bąbelkową musisz być świadom, że może ona zostać potraktowana jako przesyłka, co może wiązać się z wypełnieniem dodatkowego druku. Inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku kopert z tzw. okienkiem. Przezroczyste okienko stanowi ułatwienie w adresowaniu kopert, ponieważ eliminuje ręczne wypisywanie danych adresata. Dane te umieszcza się na dokumencie w taki sposób, by po uprzednim złożeniu i włożeniu do koperty były widoczne właśnie przez to okienko. Wpływa to na sporą oszczędność czasu i szybszą realizację wysyłki.

W zależności od rozmiaru arkusza, który chcesz wysłać pocztą, dobrać musisz odpowiedni format koperty. I tak do dokumentów o standardowej wielkości A4 dedykowana jest koperta C4. Dla mniejszych arkuszy w formacie zeszytowym A5 idealna zaś będzie koperta C5. Do wyboru masz także koperty w formacie B4, B5, DL i wiele innych. Zarówno adresowanie koperty A4 (C4) jak i C5 oraz innych formatów niczym się od siebie nie różni i przebiega według zasad, które omówiliśmy powyżej. 

Znając już dokładne zasady adresowania kopert jesteśmy przekonani, że czynność ta nie nastręczy Ci trudności. Pamiętaj by wszystkie dane były aktualne i czytelne. Jeśli nie masz pewności co do poprawności kodu pocztowego, możesz skorzystać z dostępnych w intrenecie wyszukiwarek. Jeśli chcesz ułatwić sobie proces umieszczania swoich danych na kopercie, zamiast wprowadzać je odręcznie możesz skorzystać ze swojej pieczątki, pod warunkiem, że znajdują się na niej wszystkie potrzebne informacje. Bez względu na to w jaki sposób umieścisz wszystkie dane, niezbędna będzie Ci do tego koperta. Szeroki wybór tanich kopert różnego rodzaju i formatu znajdziesz w naszym sklepie internetowym. Białe, szare, kolorowe, bezpieczne, kurierskie czy bąbelkowe-  Ofix.pl ma je wszystkie. A jeśli w swojej firmie realizujesz także większe przesyłki, przeczytaj artykuł Jak wybrać i prawidłowo używać kartony i pudełka do pakowania paczek? Dowiesz się z niego o rodzajach opakowań do wysyłki i ich zastosowaniach.