Jak zorganizować efektywne spotkanie w biurze?

Spotkania w biurze to kluczowy element pracy zespołowej, które pozwalają na omówienie ważnych tematów i podjęcie istotnych decyzji. Tylko co zrobić by były to udane spotkania, sprzyjające realizacji zadań mających na celu rozwój firmy? Ważna jest ich jakość, by były produktywne. A organizowanie efektywnych spotkań zespołowych stanowi pewne wyzwanie. Dlatego też, niezależnie od tego czy będą to klasyczne zebrania czy w formie spotkań online, to warto się do nich odpowiednio przygotować. Podpowiemy co zrobić przed spotkaniem, jak je zaplanować, przeprowadzić i jakie działania podjąć po jego zakończeniu. 

Dobre planowanie i odpowiednie przygotowanie się do spotkania w firmie ma ogromny wpływ na jego efektywność. Umożliwia nam kontrolę nad czasem spotkania i skupienie się na kluczowych tematach. Pozwala też na wcześniejsze przygotowanie materiałów i prezentacji czy dokumentów, które ułatwią prowadzenie spotkania. Dzięki temu będzie ono bardziej zorganizowane i skuteczne. Kluczowym etapem efektywnych spotkań biznesowych jest przygotowanie agendy.

Szczególnie ważne jest wyznaczenie konkretnych celów (handlowych lub produkcyjnych) i tematów, które należy omówić (np. wydarzenia z poprzedniego dnia). W ten sposób unikniemy chaosu i nadmiernego przedłużania zebrania. Należy jasno określić cel, który chcemy osiągnąć oraz przekazać go uczestnikom. Dzięki temu wszyscy będą wiedzieć, co jest ważne i czego oczekujemy. Agendę należy rozesłać  do uczestników przed spotkaniem, by mieli czas na przygotowanie się do rozmowy. 

Przygotowanie miejsca zebrania ma istotny wpływ na jego atmosferę i przebieg. Przed zorganizowaniem spotkania warto zadbać o odpowiednie wyposażenie sali, by stworzyć odpowiednie warunki do prowadzenia ważnych dla rozwoju firmy dyskusji czy szkoleń. Chodzi tu nie tylko o wygodne miejsca siedzące dla uczestników, ale też o przydatne tablice (flipcharty, tablice suchościeralne itp.) oraz sprzęt np. rzutnik multimedialny, dobre nagłośnienie (głośniki), ładowarki bezprzewodowe, kable (np. USB-C) oraz przejściówki , a także niezbędne artykuły biurowe. Wykorzystanie odpowiednich narzędzi biurowych może znacząco poprawić jakość Twojego spotkanie biznesowego i zwiększyć jego produktywność.  Tablica flipchart czy tablica suchościeralna i markery umożliwią łatwe zapisywanie myśli, a także pomogą w dynamicznej prezentacji danego zagadnienia (przeczytaj nasz artykuł Tablica flipchart co to jest i kiedy najlepiej używać, z którego dowiesz się o 5 możliwościach ich wykorzystania). Rzutnik multimedialny pozwoli Ci na wygodne wyświetlanie slajdów z prezentacji na dużej powierzchni, dzięki czemu wszyscy uczestnicy będą widzieli to samo i będą mogli skupić się na Twoim przekazie. Głośniki okażą się pomocne, w przypadku gdy część uczestników zebrania łączy się online- wszyscy będą doskonale słyszani. Z kolei dzięki ładowarkom bezprzewodowym (indukcyjnym) nie musisz martwić się o niski poziom naładowania baterii Twojego mobilnego sprzętu, a odpowiedne kable i przejściówki będą pomocne w ich podłączeniu np. do komputera. I choć wyposażenie w podstawowe przybory biurowe wydaje się być oczywiste, to warto o tym wspomnieć. Pozwalają one zwiększyć efektywność spotkań. Wystarczą choćby notatniki i długopisy by wszyscy uczestnicy mogli swobodnie notować najważniejsze informacje oraz zapisywać swoje myśli i uwagi, co ułatwi im również czynne uczestniczenie w dyskusji.

Pamiętaj również o tym, by wszystkich pracowników i uczestników zebrania poinformować o nim z odpowiednim wyprzedzeniem, podając dokładne jego miejsce i czas. Możesz też prosić o informację zwrotną potwierdzającą uczestnictwo. Bądź też punktualny. Lepiej być kilka minut przed godziną wyznaczonego spotkania, niż się spóźnić.

Przed rozpoczęciem spotkania konieczne jest przygotowanie szczegółowej agendy, w której zostaną określone wszystkie tematy do przeanalizowania. Jest to kluczowa kwestia, o której wspominaliśmy wcześniej.  Z kolei w trakcie spotkania istotne jest postępowanie według zaplanowanego schematu, trzymanie się ram czasowych, jak również kontrolowanie zrozumienia wyjaśnianych kwestii oraz umożliwienie każdemu uczestnikowi odniesienie się do nich, co ułatwi podjęcie decyzji kluczowych w danym momencie . Ważne jest także notowanie na bieżąco najważniejszych tematów i ustaleń.

Podczas firmowego spotkania niezwykle istotne jest monitorowanie czasu, aby każdy z punktów został omówiony zgodnie z zaplanowaną ramą czasową i by zdążyć omówić wszystkie punkty z agendy do końca spotkania. Warto, by manager spotkania zdecydował, jak długo można dyskutować na każdy z punktów agendy, aby mieć kontrolę nad przebiegiem spotkania. Monitorowanie czasu można również ułatwić poprzez wyznaczenie osoby, która będzie pilnować czasu lub korzystanie ze stopera bądź narzędzi informatycznych umożliwiających odmierzanie czasu.

Każdy z uczestników powinien mieć możliwość wypowiedzenia się i udziału w dyskusji. Dlatego ważne jest, aby każdy miał szansę zabrać głos i odnieść się do omawianych kwestii. Jednocześnie warto zadbać o to, aby niektórzy uczestnicy nie dominowali i nie zdominowali całego spotkania, dlatego też warto ustalić na początku spotkania zasady regulujące jego przebieg i udział w dyskusji, na przykład poprzez ustalenie kolejności wypowiedzi. Zachęcaj uczestników do czynnego udziału w spotkaniu. 

Robienie notatek podczas spotkania to kluczowa kwestia, która daje nam na bieżąco, a także po skończeniu zebrania, wgląd do najważniejszych informacji. Ułatwia działanie według wytycznych, przez co osiąganie celów jest łatwiejsze. Warto też wskazać jedną osobę i poprosić ją by notowała i utworzyła protokół ze spotkania. Należy zapewnić odpowiednią liczbę długopisów i piór oraz papieru do notowania (np. w postaci bloków biurowych) lub narzędzi niezbędnych do elektronicznego notowania, takich jak tablet czy laptop.

Warto regularnie sprawdzać zrozumienie omawianych tematów przez uczestników, aby upewnić się, że wszystkie kwestie są dla nich zrozumiałe i jasne. Można to zrobić poprzez zadawanie pytań lub prośbę o krótkie podsumowanie wyjaśnionych kwestii. Pomoże to uniknąć późniejszych nieporozumień. 

Dobrą praktyką jest na kilka minut przed zakończeniem spotkania przejść do ustalania dalszych kroków, rozdzielenia zadań, wyznaczenia terminów ich realizacji. To pozwoli na osiągnięcie wyznaczanych celów w szybszy sposób.

Efektywne zarządzanie spotkaniem to sztuka, której warto się nauczyć. Dzięki zastosowaniu powyższych technik, każde spotkanie firmowe będzie przebiegało sprawnie, a uczestnicy poczują się usatysfakcjonowani i zmotywowani do kolejnych działań. Pamiętaj jednak, że kluczowe dla sukcesu jest nie tylko zastosowanie tych technik, ale również umiejętne zarządzanie zespołem i budowanie sprzyjającej atmosfery podczas spotkań. Ostatecznie, poczucie, że jest się usłyszanym i respektowanym, to ważny element, który wpływa na efektywność zespołu i jest ważnym elementem produktywnego spotkania. 

Prowadzenie efektywnych spotkań nie kończy się jedynie na samej dyskusji. Podsumuj najważniejsze decyzje i ustalenia w sposób klarowny i zwięzły oraz podziel się notatkami z uczestnikami spotkania, aby upewnić się, że wszyscy pracownicy mają pełną wiedzę na temat tego, co zostało omówione na spotkaniu. Możesz na przykład wysłać e-mail z podsumowaniem do wszystkich uczestników spotkania.

Następnie określ  kolejne kroki, które chcesz osiągnąć. Zastanów się również nad tym, co zrobiłeś dobrze i co można było poprawić. To pozwoli Ci na lepsze przygotowanie się do kolejnych spotkań i pomoże zminimalizować błędy, które miały miejsce podczas poprzedniego spotkania. 

Większość spotkań służbowych odbywa się w siedzibie firmy, choć czasem zachodzi potrzeba skorzystania z usług firm szkoleniowych. Niemniej jednak przygotowanie agendy, monitorowanie czasu i regularne sprawdzanie zrozumienia omawianych kwestii przez uczestników to kluczowe elementy udanego spotkania. Nie zapominaj też o artykułach biurowych pomocnych w prowadzeniu efektywnych zebrań,  tworzeniu dokumentacji i notatek ze spotkania.

Pamiętajmy, że skuteczne spotkania biurowe pozwalają na osiągniecie celów firmy i wzmocnienia relacji między pracownikami, członkami zespołu. Dlatego też warto poświęcić nieco więcej uwagi na ich efektywną organizację. W Ofix.pl znajdziesz niezbędne artykuły biurowe, które niezależnie od rodzaju spotkania (stacjonarnie czy spotkania w formie online), pomogą Ci je przeprowadzić efektywnie i na najwyższym poziomie. Mamy szeroki wybór zarówno artykułów piśmiennych, do notowania jak i tablic, flipchartów, ale nie tylko. Zachęcamy do zapoznania się z naszym całym asortymentem. Oferujemy dogodne płatności i formy dostawy, a przy zakupie powyżej 100 zł zyskujesz darmową wysyłkę.