Jak wypełnić kartotekę magazynową?

Aby wpisać nowy towar do kartoteki magazynowej, należy posiadać wszystkie niezbędne informacje dotyczące tego towaru, takie jak nazwa, kod, cena, miara (np. ilościowa: sztuki, kilogramy lub wartościowa: złote, euro). itp. Następnie należy wpisać wszystkie te dane w odpowiednia pola w kartotece. W zależności od wybranego papierowego szablonu lub programu magazynowego, w którym prowadzona jest dokumentacja, proces ten może się różnić.  Jeśli zachodzi potrzeba aktualizacja informacji, to wystarczy należy znaleźć odpowiedni wpis w kartotece i dokonać zmian. Może to obejmować zmianę ilości towaru, ceny, miary lub innych danych. Ważne jest, aby regularnie aktualizować informacje na temat stanu magazynowego.

Kartoteka magazynowa jest definiowana jako  plik, bazy danych lub zbiór dokumentów magazynowych, w którym gromadzone są wszystkie informacje dotyczące towarów znajdujących się w magazynie. Jest to rodzaj ewidencji, prowadzonej odrębnie dla każdego produktu, która umożliwia bieżące śledzenie danych dotyczących stanów ilościowych i wartościowych towarów. Dzięki niej można precyzyjnie kontrolować jakie towary znajdują się na stanie, jakie są ilościowe i wartościowe zmiany w przepływie asortymentu oraz dokonywać pomiarów statystycznych. Właściwie wypełniona i prowadzona pozwala efektywnie zarządzać magazynem i uniknąć problemów związanych z brakiem kontroli nad stanami magazynowymi. 

Powinna ona zawierać różne informacje dotyczące towarów znajdujących się w magazynie. Przede wszystkim dane dotyczące stanów ilościowych towarów i wartość każdego artykułu. Powinna także zawierać informacje na temat dystrybucji, dostawców, terminów dostaw, miar towarowych oraz innych szczegółowych danych, które mogą być istotne dla zarządzania magazynem.

Sprawdź również: Co musi się znajdować w magazynie? 

Na rynku istnieje wiele programów magazynowych, które umożliwiają prowadzenie ekartoteki. Przykładowe programy magazynowe to Excel, ekartoteka, PZ Magazyn, XML Magazyn, Oprogramowanie Magazynowe czy Logistyczny Magazyn. Każdy z tych programów ma swoje zalety i można wybrać ten, który najbardziej odpowiada potrzebom przedsiębiorstwa. Po pierwsze, umożliwiają one automatyczne śledzenie stanów magazynowych, co znacznie ułatwia zarządzanie magazynem. Po drugie, posiadają często funkcjonalność importu danych z innych systemów w celu szybszego i łatwiejszego wypełnianie kartoteki. Ponadto programy te często są wyposażone w intuicyjny interfejs, który ułatwia pracę z kartoteką magazynową. A dodatkowo umożliwia korzystanie z ustawień zaawansowanych, generowanie dokumentów i przeprowadzenie analiz.

Aby zaimportować dane do programu magazynowego i uzupełnić ekartotekę, należy najpierw przygotować dane w odpowiednim formacie, na przykład w formacie Excel lub XML. Następnie należy użyć funkcji importu dostępnej w programie magazynowym i wskazać plik z danymi. Program automatycznie zaimportuje dane do kartoteki magazynowej.

Aby stworzyć szablon kartoteki w Excelu, należy utworzyć nowy arkusz i ustawić kolumny z odpowiednimi nagłówkami. W nagłówkach można umieścić nazwy poszczególnych informacji dotyczących towarów, takich jak nazwa, kod, ilość, cena czy stan początkowy jakim dysponuje magazyn. Następnie można zapisać ten szablon jako plik, który będzie można później użyć do wprowadzania danych.

Aby wprowadzać dane do formularza w Excelu, należy przejść do odpowiedniego wiersza i wpisać dane w poszczególne komórki. W zależności od ustalonego szablonu, można wpisywać informacje takie jak nazwa produktu, kod, ilość, cena itp. Po wpisaniu danych, można je wyświetlić i sortować, a po zakończeniu pracy zapisać plik (jako plik Excel .xlsx lub w innym dostępnym formacie) i go zamknąć. Wszelkie zmiany w pliku Exel zapisuje się poprzez kliknięcie przycisku "Zapisz" na pasku narzędziowy lub używając skrótu klawiaturowego Ctrl + S. Natomiast by  wyświetlać kartotekę magazynową w Excelu, po prostu otwórz odpowiedni plik za pomocą programu Excel.

Przeczytaj również nasz artykuł Jak oznakować magazyn, aby był bezpieczny i funkcjonalny?

Nie ulega wątpliwości, że archiwizacja dokumentów magazynowych jest kluczowa dla zachowania porządku . Co więcej pozawala na:

Tylko w jak archiwizować dokumenty związane z magazynem w sposób prawidłowy, by zachować porządek, bezpieczeństwo i łatwy do nich dostęp. Przede wszystkim należy pamiętać by odpowiednio segregować dokumenty i etykietować za pomocą etykiet do teczek i akt, ponieważ podział ich na kategorie ułatwia ich organizację usprawnia pracę magazynu. Zdecydowanie lepiej też monitorować dokumentację i tworzyć raporty.  Do przechowywania posegregowanych dokumentów mogą służyć  teczki zawieszkowe, które następnie można umieścić w  pojemnikach na teczki zawieszkowe. Takie rozwiązanie zapewnia wygodę i oferuje łatwy dostęp do wszelkich dokumentów magazynowych. Można też do archiwizacji kartoteki w magazynie wykorzystać systemy zarządzania dokumentami (DMS), które pozwalają zautomatyzować procesy indeksowania, przechowywania i dystrybucji dokumentów cyfrowych czy też wprowadzania zmian.

Kartoteka magazynowa to niezwykle ważny dokument w procesie magazynowania i przepływu towarów, dzięki któremu możesz utrzymać kontrolę nad zapasami i stanem towarów w magazynie. Elektroniczne systemy umożliwiające jej prowadzenie są szczególnie pomocne, ponieważ pozwalają na prostą i precyzyjną kontrolę nad realizacją zleceń klientów, a także na optymalne wykorzystywanie zasobów i śledzenie ich stanu w czasie rzeczywistym. W naszym sklepie internetowym Ofix.pl dostępne są druki akcydensowe np. wydanie towaru, przyjęcie towaru, pobranie, RW, które usprawniają pracę i pozwalają skutecznie zarządzać ewidencję magazynową. Sprawdź naszą szeroką ofertę z działu wyposażenie magazynu i zamów niezbędne artykuły- w atrakcyjnych cenach i z szybką dostawą do swojej firmy!