• Menu
Darmowa dostawa od: 159 zł brutto
Ceny netto
Pomoc
Biuro obsługi klienta
801 800 801
opłata 0,29zł netto/min
pon. - pt. 8:00 - 16:00
Napisz wiadomość
info@ofix.pl
archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów jest procesem, który wymaga ustanowienia, rozważenia i przestrzegania podstaw prawnych i zasad. Czynność archiwizacji dokumentów jest regulowana przepisami prawa, które stanowią, że wszystkie dokumenty urzędowe muszą być archiwizowane w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Obejmuje to przypisanie symbolu klasyfikacji jednostki organizacyjnej do każdego dokumentu, instrukcje dotyczące archiwizowania ich we własnych archiwach z odpowiednim hasłem, jako a także inne instrukcje dotyczące zgłoszenia.

Podstawy prawne archiwizacji dokumentów

Podstawą prawną archiwizacji dokumentów jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o ochronie danych osobowych. Ustawa ta stanowi, że wszystkie dokumenty urzędowe muszą być przechowywane i archiwizowane w bezpieczny sposób. Ponadto ustawa ta ustanawia kryteria podziału na oddzielne archiwa, tak aby każdy dokument mógł być przechowywany we własnym archiwum na określone hasło.  Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma na celu zapewnienie ochrony i zabezpieczenia narodowego dziedzictwa archiwalnego. Ustawa definiuje archiwa jako instytucje odpowiedzialne za gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie, udostępnianie i ochronę dokumentów archiwalnych. Ustawa ustanawia Narodowy Zasób Archiwalny, który składa się z dokumentów archiwalnych pochodzących z organów państwowych, jednostek samorządu terytorialnego, organizacji społecznych i innych podmiotów. Dokumenty archiwalne przechowywane są w archiwach państwowych oraz w innych instytucjach archiwalnych. Zgodnie z ustawą, dokumenty archiwalne podlegają przechowywaniu i konserwacji w celu zachowania ich integralności i dostępności dla społeczeństwa. Ustawa określa również warunki udostępniania dokumentów archiwalnych, z uwzględnieniem ochrony prywatności, tajemnicy państwowej i innych przepisów prawa.

 Instrukcja kancelaryjna, czyli jak przechowywać dokumenty

Ustawa o archiwizacji zawiera również instrukcję przechowywania dokumentów w postaci fizycznej wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt. Obejmuje on instrukcję kancelaryjną określającą symbol literowy komórki organizacyjnej oraz symbol cyfrowy jednostki organizacyjnej, pełne hasło z listy plików oraz rodzaj dokumentacji zawartej w pliku. Instrukcja kancelaryjna precyzuje, jakie dokumenty powinny być archiwizowane, jakie kryteria podziału należy przyjąć oraz określić długość przechowywania dokumentacji. W tym celu nie może w naszym biurze brakować segregatorów lub w zależności od ilości dokumentów pudeł archiwizacyjnych. Prawo przewiduje również, że dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas w oparciu o ich wartość historyczną, a także polecenia dotyczące powiadamiania podczas archiwizacji dokumentów.

Polecane produkty do archiwizacji

Segregator A4 Leitz 180° Active Style, 82mm, do 500 kartek, tytanowy błękit
Segregator A4 Leitz 180° Active Style, 82mm, do 500 kartek, tytanowy błękit
kod: SG627
pojutrze u Ciebie
-28%
111,81 zł brutto
80,88 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 111,81
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180° Solid Active, 65mm, do 350 kartek, biały
Segregator A4 Leitz 180° Solid Active, 65mm, do 350 kartek, biały
kod: SG1104
pojutrze u Ciebie
68,29 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180° Solid Active, 65mm, do 350 kartek, czarny
Segregator A4 Leitz 180° Solid Active, 65mm, do 350 kartek, czarny
kod: SG1108
pojutrze u Ciebie
67,08 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180° Solid Active, 65mm, do 350 kartek, jasnoczerwony
Segregator A4 Leitz 180° Solid Active, 65mm, do 350 kartek, jasnoczerwony
kod: SG1105
pojutrze u Ciebie
68,99 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180° Solid Active, 65mm, do 350 kartek, jasnoniebieski
Segregator A4 Leitz 180° Solid Active, 65mm, do 350 kartek, jasnoniebieski
kod: SG1106
pojutrze u Ciebie
71,29 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180° Solid Active, 65mm, do 350 kartek, jasnozielony
Segregator A4 Leitz 180° Solid Active, 65mm, do 350 kartek, jasnozielony
kod: SG1107
pojutrze u Ciebie
73,09 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180°, 50mm, do 350 kartek, jasnoczerwony
Segregator A4 Leitz 180°, 50mm, do 350 kartek, jasnoczerwony
kod: SG1091
pojutrze u Ciebie
38,99 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180°, 50mm, do 350 kartek, jasnoniebieski
Segregator A4 Leitz 180°, 50mm, do 350 kartek, jasnoniebieski
kod: SG1092
pojutrze u Ciebie
34,99 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180°, 50mm, do 350 kartek, jasnozielony
Segregator A4 Leitz 180°, 50mm, do 350 kartek, jasnozielony
kod: SG1093
pojutrze u Ciebie
38,99 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180°, 50mm, do 350 kartek, żółty
Segregator A4 Leitz 180°, 50mm, do 350 kartek, żółty
kod: SG1096
pojutrze u Ciebie
-6%
41,39 zł brutto
38,99 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 41,39
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180°, 80mm, do 600 kartek, biały
Segregator A4 Leitz 180°, 80mm, do 600 kartek, biały
kod: SG1097
pojutrze u Ciebie
37,88 zł brutto
szt.
1 szt.
Pudełko do przechowywania Leitz Click&Store Wow, A3, zielony
Pudełko do przechowywania Leitz Click&Store Wow, A3, zielony
kod: PA845
pojutrze u Ciebie
128,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Pudełko do przechowywania Leitz Click&Store Wow, A5, fioletowy
Pudełko do przechowywania Leitz Click&Store Wow, A5, fioletowy
kod: PA833
pojutrze u Ciebie
84,59 zł brutto
szt.
1 szt.
Pudełko do przechowywania z pokrywką Leitz Fabric, małe, 2 sztuki, aksamitny szary
Pudełko do przechowywania z pokrywką Leitz Fabric, małe, 2 sztuki, aksamitny szary
kod: PA992
pojutrze u Ciebie
112,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Pudełko do przechowywania z pokrywką Leitz Fabric, średnie, 2 sztuki, aksamitny szary
Pudełko do przechowywania z pokrywką Leitz Fabric, średnie, 2 sztuki, aksamitny szary
kod: PA987
pojutrze u Ciebie
-33%
228,66 zł brutto
153,90 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 228,66
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180° Recycle, 80mm, do 600 kartek, żółty
Segregator A4 Leitz 180° Recycle, 80mm, do 600 kartek, żółty
kod: SG951
21 sie u Ciebie
34,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Herlitz Q.file, 50mm, szary
Segregator A4 Herlitz Q.file, 50mm, szary
kod: SG586
pojutrze u Ciebie
21,51 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Deli Rio, 76mm, zielony
Segregator A4 Deli Rio, 76mm, zielony
kod: SG1121
pojutrze u Ciebie
11,99 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Deli Rio, 76mm, żółty
Segregator A4 Deli Rio, 76mm, żółty
kod: SG1120
pojutrze u Ciebie
11,60 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180° Active Urban Chic, 65mm, do 350 kartek, zielony
Segregator A4 Leitz 180° Active Urban Chic, 65mm, do 350 kartek, zielony
kod: SG904
pojutrze u Ciebie
70,88 zł brutto
szt.
1 szt.

Przekazywanie dokumentacji 

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach zawiera również instrukcje dotyczące przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne. Zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu zamawiania materiałów do celów archiwalnych, a także organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów państwowych.

Korzystanie z jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji kancelaryjnej to kolejne istotne zasady archiwizacji dokumentów. Jednolity rzeczowy wykaz akt to spis kategorii dokumentów, który ułatwia ich klasyfikację i organizację. Instrukcja kancelaryjna natomiast określa zasady postępowania z dokumentacją w ramach danej organizacji. Przestrzeganie tych dokumentów pozwala na jednolite i spójne zarządzanie dokumentacją.

Skuteczne archiwizowanie dokumentów - o czym nie możemy zapomnieć?

organizacja dokumentów

Podstawową zasadą porządkowania dokumentów jest zachowanie ich integralności i dostępności. Dokumenty muszą być przechowywane w sposób, który zapewnia ochronę przed zniszczeniem, kradzieżą czy utratą. W tym celu warto korzystać z dedykowanych pomieszczeń, takich jak archiwa, które są specjalnie przystosowane do przechowywania dokumentów.

Kolejną istotną zasadą jest prawidłowe oznaczanie dokumentów. Każdy dokument powinien posiadać odpowiednie oznaczenia, takie jak data sporządzenia, numer inwentarzowy czy nazwa sprawy, co ułatwi ich identyfikację i odnalezienie w przyszłości.

Ważnym aspektem organizacji dokumentów jest przestrzeganie określonych terminów przechowywania. Ustawa o porządkowaniu i zbieraniu dokumentów określa różne okresy przechowywania w zależności od rodzaju dokumentacji. Należy pamiętać o terminach i zgodnie z nimi zdecydować, czy dany dokument ma wartość archiwalną i powinien być przechowywany, czy też może zostać zniszczony.

Archiwizacja dokumentów - jakie artykuły biurowe wybrać?

Jeśli szukasz profesjonalnych rozwiązań do archiwizacji warto zwrócić uwagę na wysokiej jakości produkty i urządzenia, które ułatwiają przechowywanie i organizację dokumentów.

Oferowany jest  szeroki wybór teczek, segregatorów, pudełek archiwizacyjnych oraz innych artykułów biurowych, które pomogą Ci w utrzymaniu porządku w dokumentacji. Dzięki ich produktom będziesz mógł skutecznie zarchiwizować swoje dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami. Najlepszym wyborem w przypadku zbierania dużej ilości dokumentów będzie segregator dźwigniowy, gdyż jest on wyposażony w dźwignię i docisk, co pozwala na skuteczniejsze przechowywanie wielu pism. Niezbędnym elementem, który zabezpieczy akta przed zepsuciem lub zabrudzeniem jest koszulka na dokumenty. Biorąc pod uwagę wieloletnie przechowywanie dokumentów, należy zaopatrzyć się w pudła archiwizacyjne, gdyż zapobiegają one starzeniu się pism oraz są pojemne. Mniejszym, ale także znaczącym produktem są klipsy archiwizacyjne, dzięki którym możemy łatwo złączyć ze sobą dokumenty i nie zgubić ich podczas przemieszczania.

Polecane produkty do przechowywania dokumentów

Koszulki z suwakiem Leitz Complete Traveler, na akcesoria, S, 2 sztuki, transparentny
Koszulki z suwakiem Leitz Complete Traveler, na akcesoria, S, 2 sztuki, transparentny
kod: KO229
pojutrze u Ciebie
52,79 zł brutto
(26,40 zł/szt.)
opak
1 opak
Koszulki z suwakiem Leitz Complete Traveller, na akcesoria, XS, 2 sztuki, transparentny
Koszulki z suwakiem Leitz Complete Traveller, na akcesoria, XS, 2 sztuki, transparentny
kod: KO228
pojutrze u Ciebie
44,69 zł brutto
(22,35 zł/szt.)
opak
1 opak
Koszulki z suwakiem Leitz, na akcesoria, 3 sztuki (XS, S, M), przezroczysty
Koszulki z suwakiem Leitz, na akcesoria, 3 sztuki (XS, S, M), przezroczysty
kod: KO232
pojutrze u Ciebie
82,39 zł brutto
(27,46 zł/szt.)
opak
1 opak
Koszulki na dokumenty Donau, A4, 40µm, 100 sztuk, niebieski brzeg
Koszulki na dokumenty Donau, A4, 40µm, 100 sztuk, niebieski brzeg
kod: KO125
pojutrze u Ciebie
36,89 zł brutto
(0,37 zł/szt.)
opak
1 opak
Koszulki na dokumenty Leitz Premium, z klapką, A4, 180 µm, 5 sztuk, transparentny
Koszulki na dokumenty Leitz Premium, z klapką, A4, 180 µm, 5 sztuk, transparentny
kod: KO413
pojutrze u Ciebie
73,49 zł brutto
(14,70 zł/szt.)
opak
1 opak
Teczka kopertowa Leitz Recycle, A4, na zatrzask, zielony
Teczka kopertowa Leitz Recycle, A4, na zatrzask, zielony
kod: SL1686
pojutrze u Ciebie
11,59 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka na dokumenty Leitz Solid, z gumką,  A4, PP, 30mm, czarny
Teczka na dokumenty Leitz Solid, z gumką, A4, PP, 30mm, czarny
kod: SL1852
pojutrze u Ciebie
43,79 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka na dokumenty Leitz Solid, z gumką,  A4, PP, 30mm, jasnoczerwony
Teczka na dokumenty Leitz Solid, z gumką, A4, PP, 30mm, jasnoczerwony
kod: SL1853
pojutrze u Ciebie
44,19 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka na dokumenty Leitz Solid, z gumką,  A4, PP, 30mm, jasnoniebieski
Teczka na dokumenty Leitz Solid, z gumką, A4, PP, 30mm, jasnoniebieski
kod: SL1854
pojutrze u Ciebie
46,79 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka na dokumenty Leitz Solid, z gumką,  A4, PP, 30mm, jasnozielony
Teczka na dokumenty Leitz Solid, z gumką, A4, PP, 30mm, jasnozielony
kod: SL1855
pojutrze u Ciebie
44,19 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka plastikowa z gumką Leitz Urban Chic, A4, 15 mm, szary
Teczka plastikowa z gumką Leitz Urban Chic, A4, 15 mm, szary
kod: SL1471
pojutrze u Ciebie
31,80 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka poszerzana Leitz Recycle, A4, 38mm, na klips, czerwony
Teczka poszerzana Leitz Recycle, A4, 38mm, na klips, czerwony
kod: SL1688
pojutrze u Ciebie
41,59 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka poszerzana Leitz Recycle, A4, 38mm, na klips, żółty
Teczka poszerzana Leitz Recycle, A4, 38mm, na klips, żółty
kod: SL1691
pojutrze u Ciebie
41,59 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka skrzydłowa na rzepy VauPe 323/01, A4, 20mm, czerwony
Teczka skrzydłowa na rzepy VauPe 323/01, A4, 20mm, czerwony
kod: SL1863
pojutrze u Ciebie
-32%
18,93 zł brutto
12,89 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 18,93
szt.
1 szt.
Teczka z przegródkami Leitz Solid, segregująca, z gumką,  A4, 6 przekładek, biały
Teczka z przegródkami Leitz Solid, segregująca, z gumką, A4, 6 przekładek, biały
kod: SL1858
pojutrze u Ciebie
42,99 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka z przegródkami Leitz Wow, segregująca, z gumką,  A4, 12 przekładek, turkusowy
Teczka z przegródkami Leitz Wow, segregująca, z gumką, A4, 12 przekładek, turkusowy
kod: TH136
pojutrze u Ciebie
65,19 zł brutto
szt.
1 szt.
Ofertówki groszkowe Leitz Recycle, A4, "L", 140µm, 100 sztuk, transparentny
Ofertówki groszkowe Leitz Recycle, A4, "L", 140µm, 100 sztuk, transparentny
kod: KO419
pojutrze u Ciebie
-36%
216,36 zł brutto
137,90 zł brutto
(1,38 zł/szt.)
Najniższa cena z 30 dni: 216,36
szt.
1 szt.
Teczka skrzydłowa VauPe, A4, 40mm, na rzep, ciemnobeżowy
Teczka skrzydłowa VauPe, A4, 40mm, na rzep, ciemnobeżowy
kod: SL1332
pojutrze u Ciebie
12,99 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka z przegródkami Leitz Recycle, A4, 6 przekładek z zakładkami, czerwony
Teczka z przegródkami Leitz Recycle, A4, 6 przekładek z zakładkami, czerwony
kod: TH163
21 sie u Ciebie
-37%
40,47 zł brutto
25,49 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 40,47
szt.
1 szt.
Teczka kopertowa Strigo, A3, na zatrzask, transparentny
Teczka kopertowa Strigo, A3, na zatrzask, transparentny
kod: SL1882
pojutrze u Ciebie
10,14 zł brutto
szt.
1 szt.

Archiwizacja dokumentów jest ważnym elementem efektywnego zarządzania informacjami w organizacji. Dzięki odpowiednim rozwiązaniom do archiwizacji będziesz mógł zyskać pewność, że Twoje dokumenty są przechowywane w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami prawnymi i łatwo dostępny w razie potrzeby.

Podsumowanie

Podsumowując, archiwizacja dokumentów jest ważnym procesem, który musi odbywać się zgodnie z określonymi podstawami prawnymi i zasadami. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o ochronie danych osobowych wraz z innymi powiązanymi aktami zawiera kluczowe regulacje, które należy wziąć pod uwagę przy archiwizacji dokumentów w celu zapewnienia ich właściwego przechowywania i dostępu. Obejmują one kryteria podziału na odrębne archiwa, instrukcję archiwizacji określającą symbole literowe i hasła, instrukcje dotyczące powiadamiania o archiwizacji dokumentów, a także szczegółowe instrukcje dotyczące przekazywania materiałów stanowiących materiały archiwalne do archiwów państwowych. Przestrzeganie tych przepisów pomoże zagwarantować prawidłową archiwizację dokumentów i utrzymać je w pełnej zgodności z przepisami prawa. Sprawdź również sposób na prawidłową utylizację segregatorów, po ich zużyciu.